Organizar la información y las tareas es fundamental para el éxito y el máximo rendimiento, tanto a nivel personal como empresarial. De ahí la importancia de contar con herramientas que nos ayuden a gestionar nuestro tiempo de forma más efectiva.
Herramientas imprescindibles para la gestión de tareas
Hoy en día es posible encontrar una gran cantidad de herramientas que, sin duda alguna, son de gran ayuda para gestionar de forma más eficiente todas nuestras actividades diarias, un aspecto clave para aumentar el rendimiento.
A continuación compartimos algunas de las más destacadas al respecto.
- Notion
¿Qué es Notion? Notion es una herramienta fundamental para mejorar la productividad y la organización general. Es una aplicación de gestión de tareas que incorpora todos los detalles que necesitamos, y mucho más, para organizar todas nuestras tareas cotidianas, ya sean estas de índole personal o empresarial.
En palabras sencillas, se trata de una multiplataforma que reúne una gran cantidad de herramientas necesarias para gestionar el día a día empresarial de una forma mucho más eficiente, todo en un único lugar. Incluso, permite utilizar servicios locales y sincronizar el trabajo realizado al conectarse a una red Wifi, con la ventaja adicional de estar disponibles para Windows, Android, Mac e iOS.
Esta herramienta de gran utilidad permite organizar mejor todo el tablero, gracias a la disponibilidad de tableros virtuales, importación de archivos de texto, archivos HTML, hojas de cálculo y documentos Word, entre otros. En Mentee podrás encontrar mucha más información valiosa para la organización general.
- Google Calendar
Google Calendar es, sin duda alguna, un imprescindible, porque nos ayuda a organizar las tareas y al mismo tiempo permite generar recordatorios a tiempo para evitar perderse una reunión importante, una cita y mucho más.
Lo mejor de esta herramienta, es que es muy fácil de utilizar, porque el modo de funcionamiento es sumamente intuitivo. Adicionalmente, se puede acceder en tiempo real al calendario desde cualquier tipo de dispositivo.
Una de las mejores características, es que nos permite organizar las tareas, reuniones y demás con etiquetas y colores, además de permitir acciones como alarmas y otro tipo de recordatorios, que llegan directamente al correo.
- Trello
Trello es una herramienta de fácil acceso, que consiste, básicamente, en un tablero. Podemos crear cuantos tableros deseemos, organizar las columnas, cambiar los nombres, agregar etiquetas, establecer prioridades, entre muchos otros aspectos.
Una de las ventajas de Trello es que se trata de una herramienta fácil de usar y a nivel visual es sumamente atractiva. Es genial para establecer las metas diarias e ir moviendo tareas a medida que son ejecutadas. También es de gran utilidad para gestionar de forma más eficiente las asignaciones dentro de un grupo de personas.
- Rescue Time
Esta herramienta es sorprendentemente útil para determinar, cuál o cuáles, son esas tareas que requieren más tiempo de dedicación. En muchas ocasiones ocurre que, aunque pensemos que para una determinada hora debemos tener listas todas nuestras tareas, esto no ocurre de esa manera.
El objetivo de Rescue Time es descubrir cuáles son esas tareas que consumen más tiempo y que debemos reestructurar para aprovechar mejor el tiempo y lograr un mayor nivel de efectividad en el día a día. Una ventaja, además del propio funcionamiento de la herramienta, es que es compatible con todos los navegadores y elabora un informe semanal indicando cuáles son las principales distracciones, e incluso, facilita la posibilidad de bloqueo de las mismas.
¿Cómo organizar mejor el tiempo?
La clave para cumplir con todas las tareas que tenemos en el día a día, sin duda alguna, es la organización.
A continuación compartimos algunos consejos prácticos para organizar de forma más eficiente el tiempo:
- Planificación: la planificación previa es fundamental, por lo que es recomendable hacer, por ejemplo, la planificación para toda la semana, incluyendo las actividades de trabajo y las personales.
- Herramientas: aprovecha las nuevas tecnologías y utiliza herramientas que permitan gestionar mejor tus actividades y observar el avance de las mismas a medida que transcurren las horas del día. Puedes utilizar varias herramientas en función de las que mejor funcionen para ti.
- Expectativas realistas: es fundamental tener expectativas realistas, y para ello, es de gran utilidad medir el tiempo promedio que se necesita para cumplir con cada una de las actividades.
Además de lo anterior, es recomendable siempre dedicar una parte del tiempo al descanso físico y mental, porque de ello también dependerá la productividad personal. Sin duda alguna, la planificación del tiempo con antelación y el uso de herramientas adecuadas para la gestión de las actividades, son las bases para aumentar el rendimiento diario, y así, poder cumplir con las metas propuestas en el día a día.
