La automatización de procesos implica diseñar y aplicar metodologías que faciliten el flujo de trabajo dentro de las organizaciones. Para esto, se utiliza la tecnología como recurso principal, buscando reducir la cantidad de tareas que debe cumplir a diario el recurso humano, lo cual le permitiría enfocarse en otras actividades de mayor importancia.
En el caso de las facturas, el proceso de automatización involucra la implementación de sistemas de facturación electrónica. Este es un documento de carácter legal, emitido en formato digital y que sirve como respaldo de las operaciones comerciales de la empresa. Al utilizar un software de facturas electrónicas, las empresas consiguen una serie importante de beneficios.
Ventajas y beneficios de las facturas electrónicas
Gracias a la automatización del proceso de facturación logrado a partir de la implementación de un sistema de factura electrónica, las empresas tienen la posibilidad de acceder a la siguiente lista de ventajas y beneficios:
Impacto positivo sobre la productividad
Todas las operaciones comerciales de la empresa en las cuales se involucran procesos de facturación electrónica terminan siendo más eficientes. Del flujo de trabajo se estarían eliminando tareas repetitivas, dejando espacio para que los colaboradores puedan enfocar su tiempo y energías en labores prioritarias.
Reduce la cantidad de errores humanos
Debido al workflow de facturas, es posible emitir comprobantes de forma automatizada, lo cual reduce considerablemente la tasa de errores cometidos por el personal. Las probabilidades de que la contabilidad final muestre datos erróneos al final de la jornada o discrepancias en los datos registrados se reducen de manera considerable.
Reduce costes
Puede que la implementación de sistemas de facturación electrónica pueda parecer una inversión elevada, pero la realidad es que a largo plazo las empresas que apuestan por estos sistemas terminan consiguiendo una reducción de los costes fijos, un presupuesto que puede destinarse a otras áreas de la empresa que necesiten más atención.
Optimiza el proceso de cobro
Tanto en negocios B2C y B2B, el cobro se convierte en un proceso tedioso que necesita seguimiento constante. Con el uso de sistemas de facturación electrónica esta tarea se simplifica, pues por hábito, los clientes comienzan a realizar los pagos de forma más puntual tras recibir la factura electrónica automatizada, a diferencia de lo que ocurre con las facturas manuales.
Facilita la facturación en sitios web de comercio electrónico
Las plataformas de comercio electrónico pueden beneficiarse altamente de incorporar sistemas de facturación electrónica, pues todas sus ventas se mantendrán relacionadas y unificadas, permitiendo un control de la contabilidad más sencillo. Esta clase de software también tiene la capacidad de manejar con eficiencia diferentes listas de precios y otros detalles muy útiles.
En definitiva, el uso de software de facturación electrónica supondrá un antes y después en tu organización, sin importar el nicho de negocio al cual está pertenezca. Te conviene encontrar un proveedor que ofrezca un servicio adaptado a tus necesidades y que puedas escalar en función del crecimiento de tu negocio.
